چگونه حجم فایل های ورد را کاهش دهیم؟

در اختیار داشتن تعدا زیادی فایل ورد، فضای زیادی از حافظه را اشغال می کند و انتقال فایل ها را کمی دشوار خواهد کرد. اما برای هر مشکلی راه حلی ارائه شده است. برای مثال زمانی که فایل های زیادی از ورد را در اختیار داشته باشید ناگهان متوجه می شوید که بخش زیادی از حافظه را مصرف کرده اید اما خوشبختانه امکان کاهش حجم داده ها وجود دارد. در این مطلب سعی داریم تا چند راه حل ساده را برای کاهش حجم فایل های ورد آموزش دهیم. البته این راه حل ها برای زمانی که می خواهید از یک فایل ورد حجیم با عکس های زیاد استفاده کنید، کاربردی تر خواهد بود.

تبدیل سند به فرمت DOCX

مایکروسافت فرمت DOCX را در Office 2007 منتشر کرد، بنابراین اگر هنوز از فرمت doc استفاده می کنید، باید با این فرمت Docx نیز آشنا شوید. فایل های .docx اساسا با فشرده کردن محتویات سند مانند یک فایل ZIP عمل می کند. در نتیجه تبدیل یک فایل .doc به فرمت docx، باعث کاهش حجم سند شما خواهد شد. برای تبدیل فایل doc به Docx باید فایل ورد مورد نظر را باز کنید، بر روی File کلیک کنید، وارد Info شوید و با کلیک بر روی Convert این تغییر فرمت را اعمال نمایید. پس از پایان مراحل بر روی Save کلیک نمایید.

قرار دادن تصاویر در متن با استفاده از Insert

هنگامی که تصمیم می گیرید تصویری را درون فایل ورد خود قرار دهید بهتر است از قابلیت Insert استفاده نمایید. زیرا زمانی که تصویر را با حالت Copy/Paste در متن خود قرار می دهید، تصویر با فرمت BMP یا PNG در فایل شما قرار خواهد گرفت در نتیجه حجیم تر خواهد بود. همچنین می توانید برای کاهش فایل ورد تصاویر را به فایل JPG تبدیل کنید و سپس با قابلیت Insert درون فایل ورد خود قرار دهید. در این صورت خواهید دید که فایل شما از حجم کمتری برخوردار است.

اعمال تغییرات تصویر قبل از قرار دادن آن در فایل ورد

زمانی که یک تصویر را درون فایل ورد قرار می دهید و در فایل تغییر سایز یا تغییرات این چنینی را اعمال می کنید حجم بیشتری از فایل ورد ایجاد می شود. زیرا فایل ورد شما باید تمامی تغییرات مربوط به تصویر را نیز در خود ذخیره نماید. در نتیجه زمانی که تغییرات مربوط به تصویر را خارج از فایل ورد انجام دهید، حجم فایل شما به سادگی کاهش خواهد یافت.

فشرده کردن تصاویر در متن

شما می توانید تمامی تصاویر موجود در متن را با یک روش فشرده نمایید. کافیست بر روی File کلیک کنید و وارد Save As شوید. سپس بر روی More Options کلیک نمایید.

در صفحه باز شده باید بر روی Tools کلیک کنید و با انتخاب گزینه ی Compress Pictures تمامی تصاویر موجود در متن را فشرده نمایید.

روش های کاربردی تر و حرفه ای تری نیز وجود دارد که راه حل خوبی برای کاهش حجم فایل های ورد خواهد بود و در مطالب بعدی این راه حل های حرفه ای تر را در اختیارتان قرار خواهیم داد. در صورتی که از راه حل های ذکر شده استفاده کردید می توانید تجربه ی خود را با ما در میان بگذارید.