آیا می‌دانید چگونه می‌توانیم یک پرینتر مناسب برای اداره، شرکت و یا حتی کسب و کار خانگی خود انتخاب کنیم؟ با در ادامه این مقاله همراه باشید تا شما را در خرید پرینتر اداری مناسب و مقرون به صرفه راهنمایی کنیم.
با پیشرفت تکنولوژی، دنیای چاپگرها نیز رنگ و بوی تازه‌تری به خود گرفته است. از تنوع برندهای مطرحی همانند Canon ، Hp و … گرفته تا امکانات ویژه‌ای نظیر چاپ سه بعدی.
دستگاه چاپ جزو دستگاه‌های اصلی در هر سازمان و شرکتی است که روزانه تعداد دفعات استفاده از آن ممکن است به بیش از 100 بار نیز برسد به همین علت برای جلوگیری از خسارت‌هایی که در اثر انتخاب‌های شتابزده و نادرست پرینتر و فدا کردن کیفیت برای قیمت پایین تر، احتمال رخ دادنش بسیار بالاست نیازمند یک منبع قابل اعتماد هستید. در مقاله‌ی زیر سه گام اصلی انتخاب پرینتر اداری را برای ساده‌تر کردن این جستجو برای شما خلاصه کرده‌ایم.
گام اول : قرار است چه چیزی چاپ کنید؟
در گام اول می‌بایست هدف خود را از خرید پرینتر مشخص کنید. نوع چاپی که توقع دارید چیست؟ آیا چاپ شما رنگی ست و یا صرفا سیاه سفید است؟ آیا هدف شما چاپ لیبل و یا استفاده از برگه‌های با ضخامتی بالاتر از برگه های معمولی ست؟ آیا شما به چاپگری نیاز دارید که کاری بیشتر از چاپ انجام دهد؟
پاسخ تمامی سوالات بالا به خرید یک پرینتر اداری مناسب که دوام بالایی برای شما خواهد داشت کمک زیادی میکند. برای مثال پرینتر جوهرافشان و پرینتر لیزری به طور کلی در تکنولوژی ساختشان تفاوت های بسیاری دارند. پرینتر های جوهر افشان قابلیت چاپ روی صفحات ضخیم تر از کاغذ معمولی را دارند به همین علت اگر تمایل به چاپ عکس و یا چاپ روی صفحات با جنس متفاوت دارید پرینتر جوهرافشان انتخاب معقول تری ست در همین حین با وجود آن که پرینتر لیزری پتانسیل چاپ روی صفحاتی با جنس های متعدد را ندارد ولی سرعت بسیار بالاتری در چاپ های تعداد بالا دارد. پرینتر لیزری در چاپ های سیاه سفید و حتی در سایز فونت های بسیار ریز با نهایت دقت عمل می کند ولی پرینتر جوهرافشان در تشخیص و ترکیب رنگ ها بسیار بهتر است .
آیا نیاز به فکس، کپی و یا اسکن دارید؟ پرینترهایی که تمامی این قابلیت ها را یکجا در اختیار شما قرار می‌دهند نیز وجود دارند. به همین علت اولین و مهم ترین گام مشخص کردن نوع نیاز شما به چاپگر است.
گام دوم : پرینتر خودت را بشناس!
الف) بیشترین مقدار چاپ در ماه : هرکدام از پرینتر ها duty cycle و یا چرخه‌ی وظیفه دارند . این به معنای بیشترین مقدار صفحاتی است که یک پرینتر بسته به مدل خود می‌تواند در یک ماه چاپ کند . پس از تعیین هدفتان به دنبال چاپگری بگردید که بیشتر از مقدار مورد نظرتان duty cycle داشته باشد تا طول عمر دستگاه پرینت بالاتر برود و مدت زمان بیشتری از چاپگر استفاده کنید. باید بدانید که یک پرینتر میان رده معمولا چرخه‌ی وظیفه ای در حدود 10000 صفحه در ماه دارد.
ب) سرعت چاپ : به چاپ چند صفحه در روز احتیاج دارید ؟ 5؟ 10 ؟ 100 صفحه و یا بیشتر؟ اگر رقم شما بیشتر است می بایست سرعت عملکرد پرینتر جزو اولین نکات خریدتان باشد . پرینترهای میان رده پتانسیل چاپ 15 صفحه در دقیقه دارند و در عین حال بسیاری از چاپگرهای سرعت بالاتر می توانند حتی به 70 صفحه در دقیقه برسند . سرعت پرینتر به جز برند و نوع محصول به عواملی همچون نوع فایل مورد چاپ ( عکس، نوشته و …)، نوع کارتریج مورد استفاده و کیفیت کاغذ بستگی دارد. طبیعتا چاپ یک صفحه نوشته سیاه و سفید بسیار سریعتر از یک عکس با رزولوشن بالا خواهد بود.
سرعت پرینتر بر اساس ppm و یا ipm اندازه گیری می شود. ppm همان (pages per minute) صفحه در دقیقه است و ipm (images per minute) تصویر در دقیقه. نوع اول سرعت چاپ براساس یک صفحه متنی ساده خالی از هرگونه تصویر و گرافیک پیچیده است و نوع دوم شامل تصاویر نیز می شود. نوع دوم، اندازه گیری دقیق تر و قابل اطمینان تری است زیرا در کنار اندازه گیری سرعت متون، سرعت چاپ هرگونه تصویر گرافیکی را نیز شامل می شود.
ج) نوع ارتباط: با گذشت زمان گونه های مختلفی از ارتباط پرینترها با دستگاه های مرتبطشان شکل گرفت. پرینترها می توانند از طریق ارتباط وایرلس و بی سیم با کمک بلوتوث و یا وای فای قابلیت‌های خود را با سرویس‌های موجود به اشتراک بگذارند. شکل قدیمی این نوع ارتباط همان ارتباط سیمی است ولیکن چنین ارتباطی قطعا پاسخگوی اداره ای که چندین کارمند همزمان به این دستگاه نیاز پیدا خواهند کرد نیست.
د) نوع جوهر پرینتر: لیزری و یا جوهرافشان؟ تکنولوژی چاپ پرینتر جوهرافشان از نامش پیداست. با افشاندن قطرات جوهر روی یک کاغذ از طریق منفذهای ریز هد منجر به چاپ تصویر می‌شود . رنگ های اصلی آن آبی، قرمز و زرد است البته رنگ سیاه نیز برای تولید نوشته ها و یا تصاویر مشکی نیز به کار می رود. پرینتر لیزری به جای جوهر از تونر های CMYK استفاده میکند. این نوع پرینتر قابلیت چاپ تصاویر با کیفیت فوق العاده بالا را داراست (حتی بالاتر از جوهرافشان). نوع دیگر پرینتر لیزری سیاه سفید است که با وجود عدم امکان چاپ رنگی سرعت بسیار بالایی در چاپ های متنی و سیاه سفید داراست.
در کل مسئله ی مورد بحث شما می بایست این باشد که بیشتر اسناد چاپی کسب و کار یا اداره‌ی شما شامل اوراق متنی ست و یا بروشورها و چاپ های تصویری. اگر مورد اول است طبیعتا چاپگر لیزری سیاه و سفید با قیمت مناسب و سرعت بالاتری نیاز شما را رفع خواهد کرد و اگر مورد دوم است می بایست بین هزینه‌ی بیشتر میان لیزری رنگی و یا جوهرافشان براساس بودجه و کیفیت تصمیم بگیرید.
و ) گنجایش سینی کاغذ: اغلب پرینترهای بزرگ قابلیت گنجاندن 250 برگه در سینی خود را دارند. پرینترهای اداری پیشرفته نیز تا 1000 برگ کاغذ را در خود جای می‌دهند. ماکزیمم گنجایش سینی یک پرینتر میان رده در حدود 150 برگه است اما اگر میزان چاپ شما حدود 400 صفحه در روز باشد قطعا این نوع پرینتر پاسخگوی نیاز شما نخواهد بود.
گام سوم : بودجه ی شما چقدر است؟
پس از تشخیص نوع نیاز خود بودجه‌ی هدف را تعیین کنید. براساس بودجه و انتخاب قابلیت مورد نیاز، شروع به جستجوی برندها کنید . از سری برندهای مطرح پرینتر میتوان به HP، Brother، Samsung، Epson، Canon و kyocera اشاره کرد. ممکن است برای رسیدن به هدفتان از خرید یک برند محبوب دست بکشید و سراغ نوع متوسط تر ولی با قابلیت مورد نیازتان بروید.
توسط 
ممنون توی خرید پرینتر خیلی بهم کمک کرد.