CC در ایمیل چیست؟ از کپی کاربنی تا کاربرد حرفه‌ای در ویندوز

هنگام ارسال یک ایمیل، هر چند وقت یک‌بار از قابلیت CC استفاده می‌کنید؟ تکمیل این بخش که معمولاً در قسمت زیر فیلد To قرار می‌گیرد؛ روشی کاربردی و کارآمد برای ارسال هم‌زمان اطلاعات به بیش از یک گیرنده فراهم می‌کند. اما CC در ایمیل دقیقاً به چه معنا است؟ در ادامه به مفهوم، کاربرد و تاریخچه این قابلیت می‌پردازیم.

کاربرد CC در ایمیل

عبارت CC به‌صورت تحت‌اللفظی مخفف carbon copy است؛ اصطلاحی که به شیوه‌های قدیمی‌تر ارتباطات مکتوب اشاره دارد و در ادامه به آن پرداخته می‌شود. در دنیای کنونی پست الکترونیکی یا همان ایمیل، فیلد CC برای افزودن آدرس‌هایی غیر از گیرنده اصلی به کار می‌رود. این روش امکان مشارکت دادن افراد دیگر در یک مکاتبه را فراهم می‌کند.

کاربرانی که به‌طور منظم از ایمیل استفاده می‌کنند، احتمالاً با نحوه عملکرد فیلد CC در سرویس‌دهنده ایمیل خود آشنا هستند. با این حال، ممکن است در مورد زمان مناسب برای استفاده از این قابلیت ابهام وجود داشته باشد. همچنین اگر درباره ریشه این اصطلاح کنجکاو هستید، در ادامه توضیح کامل ارائه شده است.

زمانی که کپی کاربنی به کاغذ وابسته بود

پیش از اینترنت، بسیار قبل‌تر از آنکه ایمیل با فیلدهای CC و BCC در دسترس همگان قرار گیرد؛ ارتباطات مکتوب بر پایه ایجاد سابقه مکاتبه با استفاده از کاغذ انجام می‌شد. در آن دوران، آگاهی از قابلیت ایمیل مفهومی نداشت. افرادی که با دوره‌ای آشنا نیستند که ابزار اصلی ارتباط، ایجاد ردپای کاغذی یا ثبت مکاتبه با کاغذ واقعی بود؛ ممکن است از منشأ مخفف‌های CC و BCC اطلاع نداشته باشند. حتی پس از ظهور نخستین کامپیوترهای شخصی در منازل و دفاتر طی دهه 1980، بسیاری از اشخاص و شرکت‌ها همچنان برای ثبت، اشتراک‌گذاری یا ذخیره اطلاعات به کاغذ متکی بودند. در شرایطی که بیش از یک نسخه از یک سند لازم بود، راهکار چه بود؟ در چنین شرایطی، کاغذ کاربن مورد استفاده قرار می‌گرفت. برای تکثیر اطلاعات یک برگه، یک لایه کاغذ کاربن میان برگه اصلی و برگه زیرین قرار داده می‌شد. این ساختار چندلایه امکان می‌داد کاربر با ماشین‌تحریر تنها یک‌بار متن را تایپ کند؛ اما محتوا هم‌زمان روی برگه اصلی و برگه زیر لایه کاربن ظاهر شود. رنگدانه موجود در لایه کاربن به برگه زیرین منتقل می‌شد و یک carbon copy ایجاد می‌کرد. از همین رو، CC مخفف carbon copy است.

پوشش رنگی کاغذ کاربن از دوده کربن تشکیل می‌شود که با موم آغشته شده تا به کاغذ بچسبد و پیش از استفاده پخش نشود. دوده کربن از نظر ترکیب به گرافیت موجود در مغز مداد شباهت دارد؛ اما بافتی بسیار ریزتر ارائه می‌دهد. برای تولید دوده کربن، هوا همراه با یک هیدروکربن مانند نفت به داخل کوره پمپ می‌شود تا گرما موجب احتراق روغن شود؛ سپس با تزریق بیشتر هوا، دما افزایش می‌یابد. زمانی که دما به 3,000 درجه فارنهایت یا 1,648 درجه سانتی‌گراد می‌رسد، کربن نسوخته تجزیه شده و به دوده کربن تبدیل می‌شود؛ سپس خنک‌سازی و جمع‌آوری انجام می‌گیرد. برای مقایسه، گدازه مذاب در بیشینه دمای خود حدود 2,900 درجه فارنهایت یا 1,600 درجه سانتی‌گراد دارد.

مفهوم امروزی CC

با گذشت زمان، استفاده گسترده از کاغذ کاهش یافت و اصطلاح carbon copy به CC کوتاه شد. به‌تدریج معنای فیلد CC با کاربرد آن در صندوق ورودی ایمیل تطبیق پیدا کرد. امروزه CC علاوه بر carbon copy، به Courtesy Copy نیز تعبیر می‌شود؛ مفهومی که با کارکرد آن در زنجیره‌های ایمیل هم‌خوانی بیشتری دارد. معمولاً زمانی افراد در CC قرار می‌گیرند که لازم است ایمیل را مشاهده کنند، اما پاسخ‌گویی الزام‌آور نباشد یا زمانی که گیرنده اصلی به شمار نمی‌روند.

یکی از نقاط ضعف بالقوه استفاده از CC آن است که همه دریافت‌کنندگان می‌توانند سایر گیرندگان و آدرس‌های ایمیل آن‌ها را مشاهده کنند. در چنین شرایطی، فیلد BCC که مخفف blind carbon copy است، کاربرد پیدا می‌کند. این فیلد که مستقیماً زیر CC قرار دارد، امکان ارسال همان ایمیل به خود یا چندین نفر را فراهم می‌کند؛ در حالی که آدرس‌های ایمیل آن‌ها و حتی اطلاع از کپی شدنشان برای سایرین مخفی باقی می‌ماند.

نحوه استفاده از CC

هرچند اینترنت قوانین سخت‌گیرانه‌ای ندارد؛ رعایت برخی دستورالعمل‌ها در استفاده از فیلدهای CC و BCC به‌ویژه در ارتباطات حرفه‌ای توصیه می‌شود. در جریان نگه داشتن افراد، زمانی که پیام جدید شامل اطلاعات مهم برای یک گروه بزرگ باشد اما به‌طور مستقیم به همه افراد مربوط نشود، قرار دادن گروه در CC رویکردی مناسب محسوب می‌شود.

ایجاد ارتباط میان افراد جدید، هنگامی که ایمیل برای معرفی اشخاصی استفاده شود که اطلاعات تماس یکدیگر را ندارند یا برای اضافه کردن یک مخاطب جدید به مکاتبه باشد، استفاده از CC انتخابی منطقی خواهد بود. تفکیک میان گیرندگان، در پیام‌هایی با گیرندگان متعدد، افزودن برخی افراد در CC می‌تواند نشان دهد که آن‌ها گیرنده اصلی نیستند، اما اطلاعات برایشان مفید یا مهم تلقی می‌شود.

چه زمانی از CC استفاده نکنیم

در برخی موقعیت‌ها، استفاده از CC تصمیم درستی نیست. در این موارد بهتر است گیرنده در فیلد To یا BCC قرار گیرد. اطلاعات حساس، زمانی که اطلاعات باید محدود به گروه مشخصی باقی بماند، مانند داده‌های مرتبط با منابع انسانی که استفاده از CC شفافیت بیش‌ازحد ایجاد می‌کند زیرا همه افراد فهرست را مشاهده می‌کنند. فیلد BCC تضمین می‌کند که گیرنده فقط فرستنده را بشناسد و با دریافت‌کنندگان کاری نداشته باشد.

بازی‌های ذهنی، استفاده از CC برای القای حس کنار گذاشته شدن به فردی خاص رویکردی غیرحرفه‌ای به شمار می‌رود و می‌تواند پیامدهای منفی در محیط کاری ایجاد کند. ارتباطات شخصی، اگر ایمیل حاوی محتوای شخصی و عاطفی قابل‌توجه باشد، استفاده از CC که بار معنایی نسبتاً غیرشخصی دارد توصیه نمی‌شود زیرا بهتر است همه دریافت‌کنندگان در موقعیتی برابر قرار گیرند.